Le cadre légal de la certification Qualiopi

  

La certification Qualiopi ?

Qualiopi est la certification nationale qualité visant à attester, sur la base d’un référentiel national unique (RNQ), la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour l’ensemble des prestataires d’action de formation, d’apprentissage, de validation des acquis de l'expérience (VAE) et de bilan de compétences qui souhaitent bénéficier des financements de l’Afdas pour les demandes relatives aux entreprises et aux particuliers. 

Cette obligation s’applique plus globalement pour les fonds publics ou mutualisés (financement par un opérateur de compétences, l’État, les régions, la Caisse des Dépôts et Consignations, Pôle emploi ou par l’Agefiph). 

La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le Comité français d’accréditation (Cofrac) ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Elle est associée au numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation et affichée dans la liste publique des organismes de formation du ministère du Travail, avec la ou les catégories d’actions concernées par la certification : action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage. 

En pratique, pour obtenir la certification Qualiopi, l’organisme de formation contacte des certificateurs ou instances de labellisation pour comparer des devis et calendriers d’audit puis signer un contrat avec le certificateur choisi. Il passe ensuite un audit (audit initial) en vue d’obtenir la certification qui lui sera délivrée pour une durée de 3 ans (ou de 4 ans pour les prestataires certifiés avant le 1er janvier 2021).  

Puis suivent l’audit de surveillance réalisé sur site ou à distance entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification et l’audit de renouvellement (sur site) avant l’expiration de la certification. 

Etre certifié Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout financement d’actions de développement des compétences par l’Afdas – actions de formation, par apprentissage, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience – quel que soit le dispositif de financement, y compris pour les organismes de formation étrangers. 

Par dérogation, une période transitoire s’applique pour :  

  • Les centres de formation d’apprentis dispensant un contrat d’apprentissage pour la première fois :  

Un délai de 6 mois vous est accordé pour obtenir votre certification Qualiopi à compter de la date de signature de votre premier contrat d’apprentissage. Ce contrat ainsi que le contrat signé avec un organisme certificateur sont à transmettre sur Datadock dans un délai maximum de 2 mois. 

Ne sont pas concernés par l’obtention de Qualiopi, les prestataires dispensant des appuis-conseils, des prestations de positionnement, d’évaluation, d’ingénierie pédagogique (car non soumis à la déclaration d’activité pour ce type de prestations).  

Les établissements d’enseignements supérieurs accrédités par le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES), par la commission des titres d’ingénieur (CTI) et les d’établissements d’enseignement supérieur privé d’intérêt général (EESPIG) sont réputés satisfaire aux obligations de Qualiopi et sont exemptés d’obtenir la certification Qualiopi.  

Critères et indicateurs

Critères et indicateurs clés

Le référentiel national de la certification Qualiopi des prestataires de formation instaurée par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018 concerne 4 catégories d’actions :

  • Les actions de formation
  • Le bilan de compétences
  • La VAE
  • L’apprentissage
Il se base sur 7 critères et 32 indicateurs définis par le décret n° 2019-565
  • Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
  • L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations 
  • L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre 
  • L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre 
  • La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations 
  • L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel (nouveau critère) 
  • Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations 
Le référentiel national qualité est décliné en 32 indicateurs :  
  • 22 indicateurs communs aux 4 types d’actions  
  • 10 indicateurs spécifiques selon la nature des actions 
Retrouvez ainsi le nombre d’indicateurs qui vous concernent selon vos actions dispensées :  
  • Bilans de compétences : 22 indicateurs (uniquement les indicateurs communs) 
  • VAE : 24 indicateurs  
  • Actions de formation professionnelle : 28 indicateurs 
  • Actions de formation d’apprentissage : 32 indicateurs 

L'audit Qualiopi

  • Il s’agit d’un processus systématique, indépendant et documenté fondé sur des preuves permettant d’évaluer de manière objective la conformité aux critères d’audit.  
  • En pratique, pour l’audit Qualiopi, les auditeurs vérifient les preuves de mise en œuvre par l’organisme de formation des indicateurs du référentiel national qualité. 
  • Dans le cas d’un organisme disposant de plusieurs sites, l’intégralité des sites est obligatoirement couverte par la certification délivrée. 

L'audit initial

La durée de l’audit initial se calcule en fonction 
  • Du chiffre d’affaires (CA) relatif aux actions de développement des compétences dispensées par l’organisme
  • Du nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié (soit entre 1 et 4 jours + 0,5 jour par site échantillonné) 
En savoir plus 

  • Organisme réalisant un CA de moins de 150K€ et demandant une certification qualité pour 1 type action (formation) 

    • Durée de base : 1 jour 
    • Durée d’audit : 1 jour au total 

  • Organisme réalisant un CA de plus de 750K€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions (formation, apprentissage) sur 4 sites (hors siège) 

    • Durée de base : 1,5 jour 
    • Actions de formation : + 0,5 jour 
    • Action apprentissage : + 1 jour 
    • Sites échantillonnés (base 4 sites) : + 1 jour
    • Durée d’audit : 4 jours au total 

  • Organisme réalisant un CA de 150 à moins de 750K€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions (formation, VAE) sur 3 sites (hors siège) 

    • Durée de base : 1 jour 
    • Action formation : +0,5 jour 
    • VAE : +0,5 jour 
    • Sites échantillonnés (base 3 sites) : + 1 jour
    • Durée d’audit = 3 jours au total
    • Action formation : +0,5 jour
Cas des organismes multisites 

Un organisme multisite est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites. 

  • La fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique
  • La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels

Bon à savoir : le site se caractérise par la présence permanente de personnel de l’organisme. Tout site a un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme et fait l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale, responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. 

Les non-conformités 
  • Une non-conformité mineure signifie une prise en compte partielle de l’indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée
  • Une non-conformité majeure indique la non prise en compte de l’indicateur ou une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.
  • 5 non-conformités mineures valent une non-conformité majeure

L'audit de surveillance 

L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification.

Cet audit permet de vérifier le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité par votre organisme.

L’audit de surveillance peut se dérouler à distance ou en présentiel. Il sera réalisé sur site dans le cas d'un audit initial à distance. Sa durée est plus courte que celle de l’audit initial (en moyenne réduit de moitié).

Si l’audit initial a révélé une ou des non-conformités mineures, vous avez fourni un plan d’action à mettre en place dans les 6 mois.

L’audit de surveillance est l’occasion pour l’auditeur de vérifier la mise en place de ces actions correctives et d’évaluer l’efficacité de votre plan d’action et aussi la mise en œuvre des actions correctives. 

Dans le cadre d’un écart mineur à l’audit initial, si celui-ci n’a pas été levé à l’audit de surveillance, il sera automatiquement requalifié en majeur.

Pour préparer votre audit de surveillance, pensez à reprendre les éléments de votre audit de certification.

Bon à savoir : Pour les organismes dits « nouveaux entrants », l’audit de surveillance :

  • inclura les indicateurs 22 et 32 non audités lors de l’audit initial
  • et pour les indicateurs 2, 3, 11, 13, 19, 24, 25, évaluera la mise en œuvre effective des éléments formalisés à l’initial.

L'audit d'extension

Vous souhaitez faire certifier Qualiopi une nouvelle catégorie d’actions ou un nouveau site ?

Dans ce cas, vous devez passer un audit d’extension qui porte sur le site ajouté ou les indicateurs de la catégorie d’actions concernées.

L’arrêté du 6 juin 2019 Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié   précise les modalités applicables.

La demande d’extension est portée par l’organisme central, elle est valable pour l’ensemble des sites, même si un seul site réalise la catégorie d’actions concernée par la demande d’extension.

L’audit d’extension peut être réalisé à tout moment du cycle de certification.

Le certificat de l’organisme est mis à jour en y intégrant la nouvelle catégorie d’actions et/ou les nouveaux sites ; la date de validité du certificat demeure inchangée.

A noter : Il est essentiel d’anticiper l’audit initial, avec le périmètre de certification, l’exhaustivité des sites, afin de limiter les coûts et le temps passé utile.

 

L’audit de renouvellement

Le renouvellement de votre certification pour un nouveau cycle de trois ans induit la réalisation d’un audit de renouvellement.

Cet audit est réalisé, obligatoirement sur place et avant la date d’échéance de votre certificat.  

Bon à savoir : Contactez un certificateur au moins 6 mois avant l’échéance de votre certification pour ne pas s’exposer à une rupture de certification. »

Pour vous lancer dans la démarche, vous avez à votre disposition :

Vous souhaitez être accompagné ?  
  1. Consultez la  liste de prestataires spécialisés dans l’accompagnement à la certification Qualiopi (XLSX - 32 Ko) ayant répondu à l’enquête de l’Afdas.
  2. Avant d’arrêter votre choix sur un prestataire, nous vous conseillons d’en sélectionner deux ou trois pour comparer leur offre de prestation et retenir celui dont l’offre est la plus adéquate à votre demande
  3. Prenez contact avec chacun d’entre eux pour programmer un 1er échange.
  • Cette liste de prestataires est mise à jour régulièrement. Les informations ont été communiquées par les prestataires et ont fait l'objet d'un contrôle de conformité de la part des services de l’Afdas
  • Cet accompagnement ne peut donner lieu à une prise en charge par l’Afdas. Le coût de celui-ci sera à votre charge et les modalités de mise en œuvre seront à définir entre vous et le prestataire choisi

La liste des instances de labellisation
  • La certification Qualiopi peut aussi être délivrée par une instance de labellisation reconnue par France compétences pour une période de 3 ans
  • La liste des certificateurs accrédités par le COFRAC ou labellisés par France compétences pour délivrer la certification qualité Qualiopi est intégrée dans le Datadock

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