Les différents types de contrôle
En tant que financeur de la formation professionnelle, l’Afdas a une mission de contrôle de la qualité de la formation et de contrôle de service fait des actions qu’il finance (actions de formation, par apprentissage, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience). Précisions sur les objectifs et sur les modalités de ces contrôles réalisés en direct par l’Afdas ou via le GIE D2OF interOpco.
Type de contrôle sur site | Contrôle de service fait Afdas | Contrôle de service fait à distance | Contrôle qualité (audit) GIE D2OF | |
Objectif | Vérifier la réalité et la conformité d’une ou plusieurs actions de formation financées par l’Afdas et ce, sur le lieu de réalisation de la formation | Vérifier la réalité et la conformité d’une ou plusieurs actions de formation financées par l’Afdas et ce, à distance. | Vérifier l’adéquation entre la déclaration faite sur Datadock et la pratique quotidienne de l’organisme | |
Référentiel | Conditions générales de l’Afdas | Conditions générales de l’Afdas | 21 indicateurs du Datadock, fondés sur les critères du décret qualité | |
Durée | De 20 minutes à 2 heures | Entre 10 et 20 min (par appel téléphonique) | 1 journée | |
Prise de rendez-vous | La visite du contrôleur est inopinée. | Par mail ou appels téléphoniques inopinés | L’organisme audité est prévenu entre 15 jours et 1 mois à l’avance par courrier, mail et téléphone de la venue de l’auditeur, pour prise de rendez-vous. | |
Personne(s) rencontrée(s) par l’auditeur | Toutes personnes pouvant amener à la/les formation(s) ciblée(s) par le contrôle de service fait. | Stagiaires, entreprises, prestataires | Représentant légal et plusieurs personnes en charge de la pédagogie, de la qualité, de la communication…afin de comprendre le processus mis en place par l’organisme. | |
Origine du contrôle | Plan de contrôle de l’Afdas | Plan de contrôle de l’Afdas | Mandatement d’un prestataire par le GIE D2OF (Datadock), groupement d'intérêt économique qui rassemble les financeurs engagés dans Datadock. | |
Suivi | Un avis de passage est signé par l’organisme de formation ainsi que le contrôleur pour suite à donner par l’Afdas. | Echange de mails , courriers juridiques … | Un rapport provisoire est adressé à l’organisme pour complément de réponse, donnant lieu à un rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme de formation. | |
Procédure | · Echantillonnage sur formations en cours et/ou passées. · Contrôle sur place · Avis de passage à signer par les deux parties (organisme et Afdas) · En cas de non-conformité (impossibilité d’accéder au lieu de formation, formation inexistante…) : · suite en pré-contentieux et/ou suite juridique avec risque de déréférencement du catalogue de l’Afdas (cf. conditions générales) | · Echantillonnage sur formations en cours et/ou passées. | · Courrier du GIE et mail de notification de contrôle · Prise de rendez-vous téléphonique par l’auditeur (prestataire mandaté par le GIE) · Demande de dossiers financés par différents financeurs sous forme de tableau · Audit sur place · Rapport provisoire incluant des constats et des préconisations · Période contradictoire permettant à l’organisme d’apporter des modifications · Rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme. |
*lors d’un contrôle à distance , la personne en charge du contrôle est amenée à solliciter des informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire…) auprès des entreprises, des bénéficiaires et des prestataires de formation.